Aanwezige bestuursleden:
Thomas Plochg (TP), voorzitter, feestcommissie, commissie wandelsport, medische commissie
Henk Rawee (HR), secretaris/WOC baan
Judith Redert, penningmeester
Ben Philipsen (BP), bestuurslid Externe betrekkingen
Sander Bisschip (SB), bestuurslid Jeugd
Jos Gloudemans (JG), bestuurslid Pr & Communicatie
John Waardenburg (JW), bestuurslid Triatlon
Susan Hagevoort (SH), bestuurslid Vrijwilligerszaken + Beheer
(bestuurslid Hardlopen en OW – vacature)
Aanwezige leden: ongeveer 30 (hoofdelijk geteld)
Notulist: Maria Nijenhuis (MN)

1. Opening door de voorzitter
Er zijn geen aanvullingen op de agenda.

2. Mededelingen van de secretaris
De secretaris meldt dat bericht van verhindering is ontvangen van een aantal leden, maar dat gewoontegetrouw het overgrote merendeel van de leden zich niet heeft afgemeld voor deze ALV. Voor de Leusdense loopgroep geldt een goed excuus: zij lopen vandaag voor een goed doel.

3. Notulen ALV 26 november 2016
Er zijn geen op- en aanmerkingen op de notulen, zodat ze bij deze zijn vastgesteld.

4. Financiën 2017
Zoals bekend staan we er financieel niet riant voor. Vragen naar aanleiding van het financiële verslag 2016?

– Wat is er precies gebeurd met de uitgekeerde gelden van de verzekering na de brand? Dat was toch een fors bedrag, dat zie ik niet terug? Leden hebben recht op een verantwoording van deze verzekeringsgelden.
JR: Zo’n overzicht is er inderdaad niet, ook omdat de uitgaven in meerdere jaren gerealiseerd zijn. Maar zo’n overzicht kan wel gemaakt worden.

– Tekort 2016 deels veroorzaakt door baanhuur en vergoedingen trainers. Wat is de verwachting voor dit jaar, 2017, zijn er opnieuw tegenvallers te verwachten?
JR: Ten eerste is er meer gedeclareerd dan voorgaande jaren en ook meer dan is begroot. Als echt iedereen declareert zal er wederom een tekort gerealiseerd worden. Er is wel meer begroot voor deze posten.

– Vergoedingen voor trainers kennelijk alsnog aangepast? Trainers waren wat teleurgesteld.
JR: Dat snap ik. Eenmaal toegezegde afspraken respecteert het bestuur. Voor nieuwe trainers gaan we de afgesproken bedragen hanteren. We moeten ooit beginnen.

HR: Aanpassen van de trainersvergoedingen was niet om te bezuinigingen, maar om een kwaliteitsimpuls te geven. Dus startende trainers ontvangen een lagere vergoeding dan ervaren, meer geschoolde trainers. Dat is de achtergrond van de nieuwe bedragen.

– Ook in de trainerscommissie hebben we dit besproken. Wij willen ook naar beter geschoolde trainers, maar opleidingen kosten ook behoorlijk wat. Als we dan zien dat er minder geld beschikbaar is, dan zetten we daar onze vraagtekens bij.

– We hoeven niet allemaal LT3 trainers te hebben, meeste van onze lopers zijn recreatief.

– Ben ik niet met je eens, maar dit is geen moment om het daarover te hebben.

– Evenementen kosten geld of leveren ze wat op? Vlasakkerloop heeft ons geld gekost?
JR: Negatief is een opbrengst in het financiële verslag! Dus is er sprake van een opbrengst.

– We hadden nog sponsoring eerst hiervoor van Run033, dat is weggevallen. Dit moet eerst opgevangen worden.

– En subsidie voor Parklopen?

TP: Wel toegezegd maar niet gevraagde bedrag ontvangen. We denken nu na wat we nu moeten doen.

BP: Ik heb een informele e-mail ontvangen van de gemeente dat er geld toegezegd is, maar ik wacht nog op de officiële beschikking.

– Ik ben bestuurslid van de Stichting Marathon. Wij doen de ParkRun. Ik begrijp niet helemaal wat er allemaal nog nodig is voor jullie echt werk gaan maken van dat Parklopen. Wat heb je nog nodig dan? ParkRun maakt wat afspraken met verenigingen, gaan naar een clubhuis, adverteren wat, de mensen komen en we gaan lopen.

BP: Wij willen geen winst maken met Parklopen, we willen juist de verbinding maken tussen lopers en onze club. We hebben duidelijker doelen voor Parklopen.

– Accommodatiekosten baan zijn € 7.000,– hoger. Waardoor? Kwam dit als een verrassing?
JR: Kennelijk zoveel afgenomen.

– Maar hoe is de deal dan met Altis? Eenmalige deal of is er iets definitiefs afgesproken?

TP: Nog niets afgesproken, zijn we mee bezig.

JR: Echt afgenomen.

– SRO heeft meer gefactureerd dus?

JR: Inderdaad.

– Moet er niet met SRO over gesproken worden?

– Loopt snel op, baanhuur kost € 80,– per uur.

– Is zaak van de gemeente.

TP: Lex Borghans zit een werkgroep voor, die zijn daar mee bezig.

Procedureel: kascommissie? Er blijken geen leden van de kascommissie aanwezig te zijn.

JR: Ze hebben de controle gedaan.

– Ik vind het wel een omissie dat niemand van de kascommissie bij de ALV aanwezig is. Dat zou wel zo moeten zijn.

5. Samenstelling bestuur
Het bestuur kreeg vanmorgen een e-mail van Jeroen Bach, hij is beschikbaar als (eventueel a.i.) penningmeester. Judith Redert neemt wegens fysieke malheur afscheid als penningmeester. Bestuurslid Jos Gloudemans neemt ook afscheid, de overige bestuursleden blijven aan of zijn herbenoemd (Thomas en Susan).
Jos Gloudemans licht kort zijn clubgeschiedenis toe en neemt daarna afscheid als bestuurslid. Hij wordt opgevolgd door Ben Hermsen. Ben introduceert zich aan de ALV. Hij is allang bij de club betrokken, eerst voornamelijk als loper en sinds zijn prepensionering ook via de redactiecommissie. Nu is het tijd om mee te denken en in het bestuur te gaan. “Ik denk dat we van een traditionele club naar een meer ondernemende club moeten gaan.” Ook ledenwervende acties zouden ingezet moeten worden.

In het bestuur zijn de volgende functies nog vacant: hardlopen, wandelen, wedstrijd evenementen en medische commissie. De notuliste heeft ook aangegeven met deze activiteit te gaan stoppen. We kunnen nog wel wat mensen gebruiken dus.

Besluit: De ALV dechargeert Judith Redert en Jos Gloudemans als bestuursleden en verwelkomt Ben Hermsen als bestuurslid PR & Communicatie, allen met applaus!

6. Commissies

AVT 2016 (TP)
Amersfoort Atletiek is uiteindelijk niet doorgegaan. Bestuur heeft hier veel mee te stellen gehad het afgelopen najaar. Het is niet definitief einde oefening, wellicht gaan we het weer oppakken, wellicht in een andere vorm.

Commissie hardlopen volwassenen (HR)
– Trainers zijn erg belangrijk.
– Trainerskwaliteit.
– Hoogte vergoedingen voor trainers, plan vanuit de commissie is uiteindelijk aangenomen, bestuur had aanvankelijk een ander plan.
– Vroeger hadden we het postcodeplan, nu worden vrijwilligers geworven via de verschillende loopgroepen.
– We zijn begonnen met 2 bootcamp clubs, maar vinden kwaliteit van de trainers hierin ook heel belangrijk. Zo uit de kofferbak, daar geloven we als club niet zo in. We willen voor kwaliteit gaan.
– Nieuwe aanwas van trainers? Die is er, maar mondjesmaat. We zoeken echt naar mensen.
– Klopt het dat er opgeleide trainers inmiddels weer vertrokken zijn?
Ja, dat klopt. Door blessures en iemand is extern gegaan.

Commissie triatlon (JW)
– Keistadtriathlon was een groot succes, net als de Fun triathlon.
– Badwater moet in het nieuwe zwembad anders geregeld worden, er gelden geen speciale tarieven voor ons. Volgens John Machiels (tevens van SRO) is daarin wel degelijk iets mogelijk.
– 2 gecertificeerde trainers zijn erbij gekomen.
– Mountainbiken zit in de lift.
– Racefietsen dat loopt, pardon fietst!
– Maandag fietst er een groep recreatief, onder leiding van Trix. Weinig aandacht voor, terwijl het een groeiende groep leden kan zijn. Trix wordt wegens fysieke problemen op dit moment vervangen. Wellicht moet dit geformaliseerd worden. Trix heeft aan het begin van het seizoen aangegeven dat ze binnen haar eigen club op zoek gaat naar een opvolger.

Trainerskledingcommissie (JW)
– Voortaan zijn er nog maar 2 sessies per jaar waarin trainerskleding gewisseld kan worden.
– Kleding is nu voor 6 in plaats van 4 jaar. In overleg met de wandeltrainers geldt voor hen zelfs een vervangingsperiode van 8 jaar.

Commissie jeugd (SB)
– Amersfoort Atletiek is on hold gezet, gelet op de ontwikkelingen het afgelopen jaar.
– AB junioren trainers is een belangrijk aandachtspunt nu. We willen het aanbod rond hebben voor het winterseizoen. 2 mensen gaan BAT 2 training doen en 2 de BAT 3. Hier staan wel forse kosten tegenover.
– We zoeken de samenwerking met Zeist, Baarn en Soest om gezamenlijk gespecialiseerde trainers, met name voor de technische onderdelen, te kunnen gaan delen.
– AVT is inmiddels gespecialiseerd in de MILA. We hebben hiervoor natuurlijk al een fantastische trainer in huis (Aart Bakker). We willen een netwerk (opbouwen en) hebben want als AVT kunnen we niet alle technische trainingen aanbieden.
-Samenwerking met Altis is zeker niet definitief voorgoed van de baan, de deur blijft open. Met Altis werkt AVT nog steeds intensief samen op weg naar de nieuwe atletiekfaciliteit Birkhoven.
– Wedstrijdsecretariaat moet nog ingevuld worden vanaf het komend winterseizoen.
– Aantal leden AB junioren zijn naar Altis overgestapt. Wellicht zullen nog C junioren gaan volgen.
– Grote Clubactie gaan we doen, van de opbrengst wordt bijvoorbeeld materiaal vervangen en training aan trainers georganiseerd.
– We denken nog over eventuele gevolgen voor Altis atleten die bij AVT trainen. Wij willen niet hetzelfde doen wat Altis heeft gedaan met onze atleten, maar moeten wel nadenken over komend winterseizoen.
– Er zijn ouders met atleten bij zowel Altis als AVT. Die voelen zich niet senang bij hetgeen gebeurd is.
– Als het vestzak-broekzak is, dan is het toch snel klaar?
Zo is het niet helemaal. Atleten moeten toch de training krijgen die ze nodig hebben, op de technische nummers kunnen we dat niet allemaal aanbieden, Altis wel. Er is waardering vanuit de ALV voor de weg die nu gekozen wordt, AVT gaat uit van de atleet, wat die nodig heeft. Niet vanuit de clubgedachte.
– Verzoek aan de jeugdcommissie om ook de senior wedstrijdatleten mee te nemen, die vallen nu tussen wal en ’t schip.
Reactie: De Jeugdcommissie heeft al uitdrukkelijk ook de senior baanatleten onder zich.

Commissie vrijwilligerszaken (SH)
– Is bezig met het werven van vrijwilligers maar ook bewustwording is belangrijk, zoals vandaag. We willen de vrijwilligers natuurlijk ook behouden.
– Commissie is nog op zoek naar een voorzitter. En überhaupt nog wat meer mensen, dan kunnen we meer doen.
– De jaarlijkse attentie voor alle vrijwilligers was weer geslaagd.

Commissie beheer (SH)
– Clubhuis is nu helemaal gerenoveerd, op enkele kleine puntjes na.
– Calamiteitenoefening gedaan.
– Externen gebruiken steeds vaker het clubhuis. Er is een checklist gemaakt om een en ander te regelen.
– Kantineaanbod is uitgebreid met biologische producten van Lokaal. Hoe vinden jullie dit? Leuk, meer eiwitten en zuivel inderdaad nu. Prijsstelling wellicht nog moeilijk. Wel iets duurder, maar wel betrokken van lokale leveranciers en biologisch.
– Wellicht komt er nog een dopper met een AVT logo, kan iedereen zelf met water vullen.
– Reclameborden hangen nu op plekken waar weinig atleten komen. Bijvoorbeeld in de kinderhoek.
– Materiaal verdient nog aandacht: kwaliteit is minder, oefenaanbod is nu breder en daarvoor is het materiaal nooit aangeschaft. Ook beheer is een aandachtspunt (schoonmaken).
– Ik heb positief nieuws! Vanmorgen twee nieuwe barmedewerkers aangemeld gekregen!

Externe relaties
– Sponsoring door Nike is niet doorgegaan.
– Parklopen is reeds besproken
– Geld voor parklopen, die € 10.000,– , moet die ook met Altis gedeeld worden?
BP: Is onderwerp van overleg.
– Nieuwe baan?
TP: Exploitatie nu aan de gang. Baan zou er al gelegen moeten hebben. Discussie was met Altis over afname baanhuur. Idee was alle pupillen van beide verenigingen hier, junioren naar baan in Schothorst. Waarschijnlijk is er nu eind 2018 een baan. Geld vanuit de gemeente is er, blijft er ook, subsidie voor verlichting is ook binnen, onder voorwaarde dat de baan er komt natuurlijk. We moeten zelf wel € 18.000,– aan de verlichting bijdragen.
– Is de vorm van deze baan nu zo’n hockeystick? Geen 400 meter baan?
TP: het is een trainingsfaciliteit, ook voor MBO en voor bootcamp etc., geen tweede wedstrijdbaan in Amersfoort.
– Moeten we ook voor de materialen zorgen?
TP: Zeker.
TP: Lex Borghans is voorzitter van deze atletiekfaciliteit werkgroep. Daar zitten leden in van AVT en Altis.

Commissie wandelsport (TP)
Belangrijke groep binnen AVT, de wandelaars.
– Vorig jaar wat misgegaan, wellicht praten met enkele mensen?
TP: Hebben we gedaan!
– Ledenaantal gaat teruglopen, ook door de leeftijd. Laat je als bestuur eens zien.
JW: Met Gerard gesproken, die zei dat het juist goed was zo. Dat we verder niets hoefden te doen.
– Commissie is toen uit elkaar gevallen, daar zat een bepaalde reden achter. Daar moet je wat aan doen als bestuur. Brief ligt er al een jaar, niets mee gedaan.
SH: Je spreekt je zorg uit dus.
– Hoe zit het met de licentie KWBN?
HR: Er is iets over besloten, maar ik kan nu niet reproduceren wat.
– Over communicatie: informatie over wandelsport op website is reeds 5 jaar oud, gevraagd aan web redactie om dit te updaten, dit is helaas nog steeds niet gebeurd.

7. Rondvraag
– Ik zie een open container staan van het Leger des Heils buiten. Vanwege vandalisme, niet doen! Jongeren kunnen erop klimmen en dan bij de buitenlamp, of ze steken het in brand. Laat dit niet toe! Haal deze container weg!
SH: Schijnt van de Leusdense loopgroep te zijn.

8. Sluiting
De voorzitter bedankt iedereen voor zijn aanwezigheid en sluit de vergadering.