Notulen van de Algemene Ledenvergadering A.V. Triathlon 14 november 2015
Aanwezige bestuursleden:
Voorzitter Thomas Plochg (TP)
Secretaris/WOC baan Henk Rawee (HR)
Penningmeester Cees van Tilburg (CvT)
Bestuurslid Wandelsport + medische cie. Piet Bergsma (PB)
Bestuurslid Pr & C Jos Gloudemans(JG)
Bestuurslid Triatlon Marc Veekamp (MV)
Bestuurslid Vrijwilligerszaken + Beheer Susan Hagevoort (SH)
Belangstellend nieuw bestuurslid jeugd Sander Bisschop (SB)
Belangstellend nieuw bestuurslid trainings-
zaken algemeen en externe relaties Ben Philipsen (BP)
Belangstellend nieuwe penningmeester Judith Redert (JR)
Afwezig bestuurslid:
Bestuurslid Hardlopen en OW Henk Knol (HK)
Aanwezige leden 40 volgens getekende presentielijst
Afwezige leden 3 afgemelde leden
Notulist Maria Nijenhuis (MN)
- Opening door de voorzitter
De voorzitter heet alle aanwezigen welkom en opent met een korte terugblik op het afgelopen half jaar waarbij AVT te maken kreeg met 2 diepte- maar gelukkig ook 2 hoogtepunten. Het eerste dieptepunt was de brand in het clubhuis waarbij veel overlast is ontstaan en het tweede dieptepunt was de hersenbloeding van het op dat moment net afgetreden bestuurslid jeugd Karin Knopper. Op dat moment bleek hoeveel werk deze portefeuille met zich meebrengt. Het eerste postieve punt is dat de gemeente een nieuwe ateletiekfaciliteit aan gaat leggen op het terrein naast het clubhuis en het tweede positieve punt is het feit dat er vandaag 3 nieuwe aspirant bestuursleden zijn.
Er zijn geen aanvullingen op de agenda.
- Mededelingen van de secretaris
De secretaris meldt dat bericht van verhindering is ontvangen van een drietal leden. Sander Teeuwisse heeft bij zijn afmelding ten aanzien van het SBP opgemerkt dat hij in dit plan wedstrijdambitie mist. Daarnaast vraagt de secretaris nog aandacht voor de verkiezing van Veerle en Jasmijn Bakker als sportvrouw en sporttalent van het jaar. Er kan nog steeds op beide dames gestemd worden. Tot slot verzoekt de secretaris de aanwezige leden de rondgaande presentielijst te tekenen.
- Verslag ALV 14 april 2015
Hierover zijn geen opmerkingen en daarmee zijn ze geaccordeerd.
- Strategisch beleidsplan 2016-2020 (SBP)
De voorzitter vraagt ten eerste om opmerkingen over dit plan. Deze worden hieronder kort en zakelijk weergegeven.
Aart Bakker heeft 3 opmerkingen:
– Waarom is in dit SBP geen sporttechnisch kader ingevuld? AVT zegt wel een levensloop bestendige club, voor alle niveaus van beweging te zijn. Zo’n sporttechnisch kader past prima bij dit beleid. Ook een trainingsfilosofie mag niet in zo’n plan ontbreken.
– AVT is een vereniging die reeds 30 jaar bestaat maar dit beleidsplan lijkt uit de lucht te komen vallen. Het kijkt niet terug op het vorige beleidsplan en het huidige SPB kan dus ook niet getoetst worden aan het vorige. Wat is wel en wat is niet bereikt?
– Er zijn vele positieve ontwikkelingen geweest ten aanzien van de oudere jeugd (junioren) de afgelopen jaren. Het is wel jammer dat deze jeugd hierna niet meer aandacht krijgt. De nieuwe atletiekfaciliteit is ons juist gegund op basis van deze ontwikkelingen met betrekking tot de jeugdatletiek. Nu lijkt deze jeugd een doodlopende weg te gaan bewandelen. Er is de afgelopen tijd een discussie geweest om een toptrainer aan te trekken voor het verspringen voor de D1 junioren, maar de uiteindelijke beslissing was om dit niet te doen, waar ik het overigens mee eens was. Maar vergeet de senioren baanatleten niet! Ook zij verdienen aandacht. Als de club ze zelf niets kan bieden kun je dit inkopen. Het ontbreekt hier aan aandacht voor de groep tussen zeg 19-35 jaar wat de baanatletiek betreft. Dit strookt niet met de levensloopbestendige visie van de club.
Marius Wouters: Ik was bij de tweede discussieavond, daar hebben we mooie plannen gemaakt voor de senioren baanatletiek maar daar zie ik helemaal niets van terug in het SBP. In feite staat er in het plan nu dat je maar weg moet gaan als je echt als junior op de baan serieus aan de slag wilt gaan. Senioren van zeg 19 jaar kunnen dit niet voor henzelf regelen, wellicht als je 40-45 jaar bent wel. Dafne Schippers hoeft het ook niet allemaal voor zichzelf te regelen.
Commentaar hierop uit de zaal: bij andere sporten lijkt dit wel te lukken voor deze leeftijdsgroep.
Michiel Riemersma: Ik sluit me aan bij Marius Wouters. Ik was bij deze tweede discussieavond en daar zie ik inderdaad helemaal niets van terug. Het is toch fantastisch dat we zulke mensen met ambitie hebben? Daar moeten we gebruik van maken.
Ik werd aangesproken door een ouder van een jeugdlid over de wachtlijst. Is er echt zo’n lange wachtlijst? Tegen de tijd dat deze wachtlijstkinderen aan de beurt zijn ben je ze natuurlijk al kwijt aan de voetbal. Is het waar dat de groep van 22 (mini)pupillen uiteindelijk tot 4 A junioren leidt? Dan zou het mijn advies zijn om met een grotere poule te starten zodat je ze niet kwijtraakt aan de voetbal inclusief de mogelijk actieve ouders.
Ike Haasjes: Ik heb een opmerking over de vorm van het SBP. Het plan loopt over 4 jaren, dat is een lange periode. Ik mis bereikbare en meetbare doelen die tussendoor gemeten kunnen worden. Er staat bijvoorbeeld dat AVT naar een stabiel aantal leden streeft. Maar wanneer wil je dan hoeveel leden hebben? Daarnaast worden er heel veel commissies genoemd in het plan maar ik kan er niet uithalen welke precies. En in aanvulling op de opmerkingen t.a.v. de jeugd kan ik aanvullen dat ik inderdaad weinig vertegenwoordigers van mijn eigen leeftijdsgroep (28 jaar) zie hier in het clubhuis. Naast veel jeugd overheerst het grijs. Ik wil graag meedenken voor deze groep.
Hans Bakker: Ik heb een opmerking inzake de renovatie van het clubhuis. Ik ben lid van de werkgroep MVV en het enige duurzame in het plan lijken de LED lampjes te zijn. Er zou ook over nagedacht moeten worden of we het gebouw niet energiezuiniger kunnen maken. We lijken nu veel kansen te laten liggen bij de renovatie. Binnen de werkgroep MVV is heel veel expertise aanwezig op het gebied van duurzaamheid. Dit wordt nu niet gebruikt.
Ik heb een opmerking inzake de commerciele kant. Ik denk dat hier nog veel mogelijkheden zijn. Ik heb zelf 7 jaar geleden meegewerkt aan het organiseren van een businessrun via ING en dit was heel succesvol.
Er is nog een aanvulling vanuit de zaal naar aanleiding van de gemaakte opmerking van het afgemelde AVT lid. Het plan is niet concreet genoeg. Daarnaast mag er wel iets meer ambitie getoont worden ten aanzien van de wedstrijdsport.
Lex Borghans: Ten eerste complimenten voor het plan en de manier waarop deze tot stand is gekomen met behulp van de georganiseerde discussieavonden. Ik sluit me aan bij de eerdere opmerkingen inzake de ambitie wat de wedstrijdsport betreft. Ik zou meer duidelijkheid willen hoe we als AVT nu precies de samenwerking met Altis zien. Ook wil ik aandacht vragen voor de ledenadministratie. Het is belangrijk voor de club om adressen en functies van de leden goed bij te houden. We lopen er als vrijwilligerscommissie tegenaan dat we leden niet kunnen bereiken vanwege het niet kloppen van telefoonnummers en of e-mail adressen. Ik zie verder het SBP als een kapstok, waarmee de commissies aan de slag kunnen. Ik stel voor om het huidige plan voor te leggen aan de verschillende commissies. Zo sla je ook een dubbelslag: het zijn immers de commissies die met het plan aan de slag moeten en het moeten vertalen in concrete acties.
Leo Kriegsman: Ik mis ook concrete doelen in het plan.
Ik stel voor om het plan nu niet in stemming te brengen maar naar aanleiding van het commentaar vanuit de commissies het bestuur de gelegenheid te geven om over een en ander verder na te denken en te verwerken in het SBP. Vraag de commissies hoe ze een en ander (willen) zien en laat het aangepast plan terugkomen op de volgende ALV.
Vanuit het bestuur worden in reactie op bovenstaande opmerkingen als volgt gereageerd (in samenvatting en per onderwerp weergegeven).
– De functie van een SBP is om de brede kaders aan te geven. SBP fungeert als kapstok, maar we zijn het wel eens dat deze kapstok concreter kan. Overigens hebben we wel degelijk teruggekeken naar het vorige SBP. Daarnaast zijn er ook nog de jaarplannen, die zijn concreter en meetbaar. Het huidige SBP moet een richting geven en geeft ruimte om een en ander flexibel en afhankelijk van veranderende omstandigheden in te vullen. Soms krijg je conflicterende belangen als je concrete doelen noemt in een SBP. Stel je zegt dat je op iedere 15 lopers 2 trainers wilt hebben maar ook dat je de wachtlijsten wegwerkt.
– De zinsnede “Er is geen senioren baanatletiek” wordt uit het SBP gehaald. Daarnaast willen we heel graag de hand reiken naar de vrijwilligers die ons hierbij willen helpen. Het is een onderwerp dat wel degelijk onze aandacht heeft en verdient.
– Ten aanzien van commerciele activiteiten wordt als voorbeeld Actify genoemt. Dit is een samenwerking tussen de atletiekunie en zorgverzekering Zilveren Kruis. Het idee hierbij is om lopers die nu zelf lopen via een atletiekvereninging te laten trainen, om zo eventuele sportblessures te voorkomen. Dit komt dan weer ten goede aan de zorgverzekeraar. Overigens start Actify met een pilot in Rotterdam heb ik net vernomen. Het is vergelijkbaar met het genoemde ING business plan van 7 jaar geleden. De reden om hieraan mee te doen is het idee dat deze ‘losse’ lopers op den duur lid worden van AVT. Overigens moeten er binnen de club dan wel voldoende mensen zijn om deze lopers op te vangen en te begeleiden. Er kan een spanningsveld ontstaan tussen de vraag en ons mogelijke aanbod.
AVT is nu een financieel gezonde club en dat willen we zo houden. Als we commerciele kansen zien willen we hier zeker op ingaan. We houden ons wel aan ons eerder geformuleerde commerciele principe: ‘nee, tenzij’.
– Ten aanzien van de duurzaamheid bij de renovatie van het clubhuis: hier is in de laatste bestuursvergadering over gesproken en het wordt meegenomen.
Er is een nieuw ledenadministratiepakket geintroduceerd, dit kostte veel tijd en moeite, meer dan gedacht. Dit moest aangeschaft vanwege het omzetten naar Europese incasso’s. Het pakket biedt meer mogellijkheden dan we nu gebruiken. We gaan aandacht besteden aan deze mogelijkheden.
Ten aanzien van de samenwerking met Altis: deze koesteren wij!
Besluit: Het AVT bestuur gaat het huidige SBP op enkele punten tekstueel aanpassen en vervolgens voorleggen aan de commissies. Het wordt ter stemming ingebracht op de volgende ALV in 2016.
- Begroting en contributie 2016
Vanwege deze extra ALV kon de begroting dit jaar later verschijnen. De penningmeester licht toe dat de contributie met EUR 3,00 verhoogd is om een sluitende begroting te krijgen. Extra uitgaven worden komend jaar verwacht vanwege de huidige discussie inzake het gebruik van de baan in Schothorst met Altis en natuurlijk het gebruik van de nieuwe baan in Birkhoven, waarschijnlijk vanaf het laatste kwartaal in 2016 en het hele jaar 2017. Er zijn meer opleidingskosten geweest voor trainers. Op zich is dit een positieve ontwikkeling, maar leidt dit wel tot hogere kosten. Daarnaast zijn de renteopbrengsten natuurlijk een stuk lager dan voorheen.
Opmerkingen:
Aart Bakker: wij betalen ook baanhuur als er mede door Altis gebruik van de baan gemaakt wordt, denk hierbij aan de gezamenlijke MILA training. Lex Borghans: het ligt iets ingewikkelder maar we zijn hierover op dit moment in gesprek met Altis.
Michiel Riemersma wijst op een bedrag bij de jeugd op pag. 3 hetgeen niet overeenkomt op de begroting. Dit is inmiddels aangepast en zal ter correctie naar de webmaster gestuurd worden maandag.
Ben Philipsen: Weten we hoeveel de contributie is die je bij Altis of Pijnenburg betaalt?
Penningmeester: AVT zit ongeveer EUR 10-15 lager dan bovengenoemde verenigingen. Dit komt met name omdat je bij andere clubs contributie betaald plus opslag voor de atletiekunie en AVT hanteert een all in prijs.
Lex Borghans: Wordt er nagedacht over contributiedifferentiatie?
Hoe is er gereageerd op ouders die meerdere kinderen als lid hebben en om een soort van kwantum-korting hadden gevraagd? En jeugdleden die inmiddels elders studeren maar tegen een gereduceerd tarief ook nog lid van AVT wilden blijven, maar toen dit niet bleek te kunnen hun lidmaatschap hebben opgezegd?
Penningmeester: Contributiedifferentatie is bijvoorbeeld het kijken naar de kosten per onderdeel. Is wel genoemd in het bestuur. Ten aanzien van de kwantumkorting kan ik meedelen dat er een individuele oplossing is gevonden voor 1 lid.
Ben Philipsen: Hebben we ‘illegale’ lopers?
Penningmeester: Aantal jaren geleden is een onverwachte controle uitgevoerd in het bos. Dit heeft nauwelijks illegale lopers opgeleverd.
Ike Haasjes: Er wordt actief gecontroleerd bij de 5 km opbouw.
Bij de stemming over de begroting zijn alle aanwezige leden unaniem akkoord.
- Verkiezing bestuursleden
De voorzitter is verheugd om 3 aspirant bestuursleden te kunnen verwelkomen. Ze stellen zichzelf kort voor.
Judith Rengert is sinds 1 jaar lid en loopt graag. In het dagelijks leven is ze manager financial shared servicecentre bij Wessanen. Ze gaat ingewerkt worden als penningmeester en zal na het afsluiten van het boekjaar 2015 het stokje van Cees van Tilburg overnemen.
Sander Bisschop is vader van 2 jeugdleden. Hij heeft de laatste jaren jurywerk gedaan en ook wel eens als assistent trainer. Hij is in september gevraagd na te denken over de bestuursfunctie jeugd.
Ben Philipsen is inmiddels 12 jaar lid van AVT. Hij is gevraagd om de externe relaties binnen het bestuur onder zijn hoede te nemen. Hij is tevens trainer in opleiding.
Besluit: De vergadering stemt in met de benoemingen. Alle 3 aspirant bestuursleden mogen aan de gang als bestuurslid voor AVT!
- Rondvraag
– Martha Meijer: Kreeg een vraag van een lid om de matjes waarop nu getraind wordt schoon te maken en uit te hangen voordat ze opnieuw gebruikt gaan worden.
– M.b.t. de herinrichting van het clubhuis: graag verwarming meenemen! Het is best vaak koud in het clubhuis.
– Ton Duits deelt mee dat sinds een paar weken een paar vluchtelingen (onbetaald) met hem meetrainen. AVT juicht dit toe.
– Nogmaals mededeling van MVV dat ze graag willen meedenken over renovatie clubhuis.
– Vraag of er een AVT breed beleid is t.a.v. allochtonen? Bestuur zou dit toejuichen. De werkgroep MVV neemt hiertoe initiatief.
- Sluiting
Thomas Plochg bedankt een ieder voor zijn of haar aanwezigheid en inbreng en sluit de vergadering om 13.30 uur.