Thomas opent de vergadering. Iedereen is aanwezig, inclusief aspirant lid Marc Veekamp, die nog voordat hij gekozen is, al flink meedraait in het bestuur. Helemaal top, zo’n aanwinst.
Dat zullen we in de nabije toekomst nog meer nodig hebben. Cees en Karin geven aan dat zij op termijn (maar in ieder geval dit jaar) willen stoppen als bestuurslid. Ze draaien nu al weer heel wat jaren mee op stevige portefeuilles, namelijk als penningmeester en bestuurslid voor jeugd. Deze bijdrage is tevens een oproep aan leden om zich beschikbaar te stellen als bestuurslid. Uit eigen ervaring kan ik zeggen dat dit heel leerzaam, enerverend is en voldoening geeft (als de klussen geklaard zijn). Ook leer je de vereniging in al zijn facetten goed kennen. Mocht je na deze wervende tekst toch nog twijfelen; laat dan de goede fles wijn die we in de pauze ontkurken je over de streep trekken.
We bespreken de voorbereiding op de Algemene Ledenvergadering van 18 april. Uiteraard zijn de jaarverslagen van de commissies (die vrijwel allemaal al binnen zijn), het financiële jaarverslag en de begroting (waar Cees heel druk mee is) belangrijke onderwerpen. Cees zal melden dat er een nieuw lid moet komen voor de kascommissie omdat Jaap na deze keer helaas afscheid moet nemen. Een opvolger is in aantocht. Thomas gaat een wervelende presentatie houden over wat er het afgelopen jaar bereikt is.
Het bestuur hoopt op een grote en enthousiaste opkomst.
We bespreken de opzet van het nieuwe beleidsplan. Het huidige plan loopt in 2016 af. De conclusie van de discussie is dat het beleidsplan moet inspireren, richting geven en verbinden (op hoofdlijnen). Ook moet het beleidsplan uitgangspunten en normen beschrijven en ingaan om belangrijke toekomstige thema’s (bijvoorbeeld de inbedding in het maatschappelijke krachtenveld (bijv. gemeenten). De gedetailleerde uitwerking gebeurt in de verschillende commissies. Deze ideeën worden verder uitgewerkt door enkele bestuursleden.
Het volgende onderwerp is de kleding van de fietstrainers. Alle trainers krijgen een shirt, een broek en een windjack, conform de kleding voor alle andere trainers van AV Triathlon. In 2013 zijn de triatlontrainers voor het laatst voorzien van nieuwe kleding. Ook de zogenaamde voorfietsers worden voorzien van zo’n kledingpakket. Voorfietsers zijn geen trainers maar leiden wel een groep doordat ze vooraan fietsen en als zodanig herkenbaar moeten zijn aan hun blauwe kleding.
Tot nu toe worden alle trainers eens per 4 jaar van nieuwe kleding voorzien. Overigens is er wel behoefte aan een protocol om kleding uit te reiken. Hier gaan Marc en Karin mee aan de slag.
Er volgt een discussie over de kleding van de triatlonteams. Vanuit de commissie triatlon is het verzoek gekomen om voor de wedstrijdteams kleding op kosten van de vereniging aan te schaffen. Dit verzoek wordt niet gehonoreerd, omdat dit ook niet voor de andere wedstrijdteams binnen de vereniging gedaan wordt. Wel wil de vereniging de kosten van het drukken van het logo op de kleding betalen. Dit omdat het ten eerste om een beperkte groep gaat, ten tweede omdat dit onderdeel van AV Triathlon in ontwikkeling is en ten derde als overgangsmaatregel naar het verenigingsbrede beleid inzake aanschaf van kleding vanuit de vereniging.
Het volgende onderwerp is het sponsorbeleid. Cees heeft hiervoor een heldere notitie geschreven. Vorig jaar heeft de vereniging EUR 2.800,- aan sponsorgeld binnen gehaald. Dat is 2 euro per lid. Vaak gebeurt sponsoring in de vorm van (kortings)bonnen etc. De inspanning om sponsors te vinden is meestal hoger dan de uiteindelijk opbrengst. Zo heeft de zogenaamde Superfun Halve Marathon bij de Vlasakkerloop EUR 130,- opgeleverd, maar een veelvoud aan inspanningen (denk bijvoorbeeld aan het maken van een sponsorboekje).
Als bestuurlijk kader voor de toekomstige sponsoring spreken we af dat de sponsoring evenementgebonden moet zijn. Het sponsorcontract met Runnersworld wordt voortgezet. Nieuwe sponsorafspraken moeten via bestuursleden gemaakt worden. Er is geen coördinator sponsoring nodig, gezien het bovenstaande. Deze portefeuille is onderdeel van het penningmeesterschap.
Volgende punt: de medewerking van de vereniging bij commerciële activiteiten. Eerder is besloten tot het “nee, tenzij” principe. De aanleiding voor deze nieuwe discussie is het verzoek van een aantal leden om producten via AV Triathlon aan te kunnen bieden, bijvoorbeeld een gesprek met leden over hun leefstijl of sportmassage. Het gevaar bij commerciële instellingen en producten is dat het uiteindelijk toch een (mede)verantwoordelijkheid van het bestuur wordt, al is het maar omdat dit van de buitenkant zo lijkt. Dit is niet de bedoeling.
Bij het al dan niet honoreren van een commercieel verzoek bekijken we eerst of er sprake is van een toegevoegde waarde voor de leden van AV Triathlon. Zo ja, dan bespreken we dat vervolgens in het bestuur. Zo nee, dan kan de aanbieder zelf een advertentie in Lopende Zaken te zetten.
Een laatste vermeldenswaardige zaak is dat er al meer dan 200 reacties zijn op de kantine-enquête die is uitgezet. Het onderwerp leeft echt onder de leden.
23.15 uur sluit Thomas de vergadering.
Henk Knol