Menu

Notulen van de Algemene Ledenvergadering A.V. Triathlon 14 mei 2016

 

Aanwezige bestuursleden:
Voorzitter Thomas Plochg (TP)
Secretaris/WOC baan Henk Rawee (HR)
Penningmeester (aftredend) Cees van Tilburg (CvT)
Bestuurslid Triatlon Marc Veekamp (MV)
Bestuurslid Vrijwilligerszaken + Beheer Susan Hagevoort (SH)
Bestuurslid jeugd Sander Bisschop (SB)
Bestuurslid trainingszaken algemeen en externe relaties Ben Philipsen (BP)
Penningmeester (aantredend) Judith Redert (JR)

Afwezig bestuurslid:
Bestuurslid Pr & C Jos Gloudemans(JG)
Bestuurslid Wandelsport + medische cie. Piet Bergsma (PB)
Bestuurslid Hardlopen en OW vacature

Aanwezige leden
48 volgens getekende presentielijst, 55 hoofdelijk geteld

Notulist
Maria Nijenhuis (MN)

1 Opening door de voorzitter
Er zijn geen aanvullingen op de agenda.

2 Mededelingen van de secretaris
De secretaris meldt dat bericht van verhindering is ontvangen van een tiental leden.

Daarna een onverwacht ingelast agendapunt: de uitreiking van twee blauwe vlaggetjes, aan Anneke Rademaker en Trix Bloemhof. Beiden worden toegesproken door de voorzitter, op voordracht van de Commissie Wandelsport.

Anneke Rademaker:
Direct vanaf de oprichting van AVT, alweer zo’n 30 jaar geleden, heeft ze bijna altijd trainingen gegeven. Eerst zo’n 15 jaar hardlooptrainingen aan trimcursisten en niveau 1 hardloopgroepen. Na een korte onderbreking als hardlooptrainster is ze na de start van Sportief Wandelen bij AVT in de loop van 2001 gestart met het geven van trainingen en het verder gestalte geven aan Sportief Wandelen. Ze is daarna een van de oprichters en animators geweest van de Nordic Walking tak bij AVT. Anneke heeft aangegeven per 1 januari 2016 te gaan stoppen met het verzorgen van trainingen bij AVT. Op dat moment heeft ze dan ook al weer bijna 15 jaar wekelijks trainingen in de wandelsport bij AVT verzorgd. AVT mag trots zijn op leden als Anneke Rademaker en de Commissie Wandelsport wil haar graag op deze wijze bedanken voor haar belangrijke en langdurige inzet. En natuurlijk mogen we vandaag niet vergeten te vermelden dat Anneke nog steeds het clubrecord verspringen 40+ in handen heeft! Anneke op haar beurt bedankt de club voor de waardering die ze vandaag krijgt via het blauwe vlaggetje en hoopt dat haar verspring record snel verbeterd zal gaan worden.

Trix Bloemhof:
Op 1 december 1985 is Trix lid geworden van de vereniging, dat is 30 jaar geleden. Voorheen had ze nooit veel aan sport gedaan maar zij werd zo enthousiast dat zij in de jaren negentig de trainerscursus is gaan volgen. Vervolgens heeft Trix jaren achtereen als trainer met veel verschillende groepen gewerkt, niet één keer per week, maar wel 4 maal per week: op de maandag, dinsdag, donderdag en zaterdag. Als werken beschouwde zij dat niet: het was haar hobby, bijna een soort passie. Ze wilde graag haar enthousiasme over samen wandelen in de natuur en hiervan kunnen genieten overbrengen. En dat is haar gelukt! Ze blijft zich voor de club inzetten, nu begeleidt zij fietsers. Een beroep kan je altijd op haar doen, wat nu ook weer blijkt bij de Vlasakkerloop. Het is altijd moeilijk mensen te vinden om zich vrijwillig in te zetten maar Trix is wederom bereid gevonden achter de inschrijftafel plaats te nemen. AVT mag trots zijn op leden zoals Trix Bloemhof en de Commissie Wandelsport wil ook haar graag op deze manier in het zonnetje zetten. Trix uit haar verbazing over deze onverwachte hulde voor haar inzet al deze jaren en benadrukt nogmaals dat ze het met superveel plezier allemaal heeft gedaan en nog steeds doet.

3 Verslagen

– ALV 14 november 2015
Hierover zijn geen tekstuele opmerkingen en daarmee zijn ze geaccordeerd.

– Jaarverslag 2015 bestuur en commissies
TP: Het afgelopen atletiekjaar is er veel gebeurd, AVT heeft zowel ups als downs gekend. Ergens is het ook wel een overgangsjaar te noemen vanwege een aantal nieuwe leden in het bestuur. We kunnen ook spreken van andere tijden: hardlopers worden niet zomaar meer lid. En inmiddels treden veel leden die de club 30 jaar geleden gemaakt hebben terug. Aan het einde van het jaar zijn Veerle Bakker en haar zus Jasmijn uitgeroepen tot Amersfoorts sportvrouw respectievelijk sporttalent van het jaar.

Dan nog even kort aandacht voor wat hoogtepunten van de verschillende commissies. Wat de Trainerscommissie betreft zijn de trainers op peil en zijn er trainers gestopt maar ook weer nieuwe begonnen. De Commissie Triathlon kende een groei van activiteiten. Naar aanleiding van een zwaar fietsongeluk is de veiligheid hoog op de agenda gekomen. De Commissie Jeugd kent een nieuwe (vice)voorzitter en bestuurslid. Het contact met Altis is aangetrokken. Zij hebben de neo-senioren geadopteerd. De wandelsport gaat ook goed, de ambitie op korte termijn is meer bekendheid genereren. De WOC baan heeft 5 baanwedstrijden georganiseerd. Het aantal beschikbare juryleden blijft een punt van aandacht. De PR&C heeft een taaie operatie gehad om de nieuwe website te kunnen lanceren en aan de verdere digitalisering van de diverse communicatiemiddelen. De Commissie Wedstrijdevenementen is vernieuwd maar blijft kwetsbaar. Vrijwilligerszaken blijft een speerpunt van onze verenigingsaandacht. De Werkgroep MVV heeft aangegeven zichzelf te gaan opheffen. Het bestuur van AVT betreurt dit maar zal het moeten accepteren. Natuurlijk blijft het duurzaamheidsthema binnen de club bestaan en zal er aandacht voor zijn. De reden van de opheffing was gelegen in het feit dat de werkgroep onvoldoende weerklank vond op hun gedane voorstellen. Tot slot moeten we niet vergeten dat de brand in het clubhuis tot diverse herstelacties heeft geleid. De beheercommissie is hier nog steeds mee bezig.

Mededeling van de secretaris: er zijn nog meer kampioenen dan uiteindelijk terechtgekomen zijn in het boekje. We gaan dit via de website corrigeren.

Uit de zaal komt het volgende (kort en zakelijk weergegeven) commentaar op de verslagen zoals ze in het boekje te vinden zijn:

– Kan het zijn dat de medische commissie overgeslagen is? TP kan het niet zo snel vinden.
– Goed dat het calamiteitenplan, ook met de medische commissie, is opgepakt.
– Goed ook dat eventueel leden in geval van calamiteiten hulp kunnen bieden, trainers zijn hierop gewezen.
– Fijn dat er aandacht is geschonken voor het kunnen omgaan met de AED voor trainers en de beheercommissie
– Het blessureherstelspreekuur is heel goed. TP voegt hieraan toe dat het bestuur dit spreekuur wil handhaven, wordt zelfs uitgebreid waarschijnlijk.

Besluit: alle verslagen worden vastgesteld door de ALV

– Financieel jaarverslag 2015
CvT: Er is in 2015 een vrij omvangrijk verlies geleden door AVT, zo’n EUR 8.000,-. Dit komt doordat de baten EUR 5.500,– minder waren dan begroot, met name door de mindere barinkomsten (EUR 2.900,-). Hievan was de brand in het clubhuis natuurlijk de belangrijkste oorzaak. Daarnaast is de renteopbrengst minder geweest dan begroot en ook de contributiebijdrage was lager dan begroot.
Ook zijn de kosten in 2015 hoger geweest dan begroot. Dit kwam met name door de hogere beheerkosten van het clubgebouw, met name de nieuwe doucheknoppen waren onverwacht prijzig. Ook is er een energiesubsidie afgeschaft. Het goede nieuws evenwel is dat het eigen vermogen van AVT dit allemaal prima kan opvangen. Inmiddels is het eigen vermogen van de club weer op het niveau van 2007, het jaar dat de nu aftredend penningmeester aantrad!

Een aantal vragen vanuit de zaal n.a.v. dit financiele jaarverslag 2015:
– AVT huurt de doucheruimtes toch van de gemeente (SRO)? Maar de kosten zijn alsnog voor AVT zelf?
CvT: Klopt.
– Blz. 62 inzake de dotatie voorziening groot onderhoud, EUR 3.500,-? Wat is dit? En er was nog EUR 7.000,– over, konden daar de doucheknoppen niet uit betaald worden?
CvT: We hebben een onderhoudsvoorziening op de balans staan, daar voegen we ieder jaar wat aan toe. Het verloop van de toevoeging zie je terug. De doucheknoppen konden niet uit deze voorziening gehaald worden, dan zou de onderhoudsvoorziening onverantwoord laag zijn geworden.
– Ik vind niets terug van kosten die voor de herinrichting van het clubhuis gebruikt zouden worden. Ik hoorde in de wandelgangen een hoog bedrag genoemd.
CvT: We hebben EUR 37.000,– uitgekeerd gekregen van de verzekering na de brand. Hiervan is EUR 15.000,– uitgegeven voor keuken, plafond en herstel deur. De rest gaat ook nog op voor herstelwerkzaamheden. Los daarvan staat de herinrichting van het clubhuis. Zo zijn er nieuwe tafels aangeschaft zoals u kunt zien. Die vind je niet terug als kosten van de exploitatie maar via de afschrijving.
– Blz. 61: AVT evenementen blijken niet kostendekkend te zijn, dit verbaast me. Zeker de FUNtriathlon, die heb ik zelf georganiseerd en m.i. hebben we hierop gewonnen niet verloren.
CvT legt uit dat negatieve kosten juist financiele opbrengsten zijn.
– Blz. 59: Het NTB lidmaatschap roept vragen op.
CvT: De kosten zijn hier hoger dan de baten doordat een aantal fietstrainers lid zijn van de NTB en dat lidmaatschap wordt door AVT betaald.
– Waar is de begroting?
CvT: Deze periode is eigenlijk te vroeg om een goede begroting te kunnen maken. Deze komt in het najaar. Aanvulling van TP: Het is de bedoeling om voortaan 2 maal per jaar een ALV te houden: één in het voorjaar om terug te kunnen kijken op het voorgaande jaar en één in het najaar om vooruit te kijken, inclusief de begroting voor dat komende jaar.
– Blz. 54: Voorziening kleding roept vragen op.
CvT: Er is daadwerkelijk EUR 3.704,– aan kleding aangschaft, met name voor de fietstrainers.

Besluit: financieel jaarverslag 2015 is akkoord.

– Verslag van de kascommissie over financiële verslaggeving 2015
De doucheknoppen affaire riep bij ons ook vragen op. We hebben geadviseerd dat beter overleg tussen beheercommissie en het bestuur moet plaatsvinden. Nu de huidige penningmeester aftreedt willen we besluiten met hem onze complimenten voor alle afgelopen jaren te geven!

Besluit kascommissie 2015 is akkoord. De penningmeester wordt gedechargeerd.

4 Plannen 2016 bestuur en commissies, inclusief SBP 2016-2020
De plannen staan in het boekje. Ze sluiten aan bij het SBP 2016-2020.

Over een aantal punten wordt gediscusseerd. Deze worden hieronder kort en zakelijk weergegeven.
– Het LTAD model is een aantal malen in de plannen genoemd, maar ik vraag me af of het bestuur zich wel gerealiseerd heeft wat dat inhoudt. Ik zie verder geen implementatie etc. Voor de jeugd lijkt me dit wel toepasbaar, maar voor ons senioren niet.
TP: Wij realiseren ons dat dit model voor verschillende commissies verschillende implementaties inhouden.

Aart Bakker: Dit model is wel degelijk van toepassing op alle leeftijden. Ik mis overigens in dit beleidsplan een onderzoek naar de hiaten ten opzichte van het LTAD die AVT kent en / of en wat er aan die hiaten gedaan wordt.

Sander Teeuwisse: Denkt het bestuur dat AVT deze hiaten zelf kan invullen of moeten hiervoor specialisten ingehuurd worden? Eerder heeft het bestuur aangegeven dit laatste niet te willen.

Verder is er bijvoorbeeld mountainbiken in de zomer. We zijn geen fietsvereniging maar we bieden wel fietsen aan.

TP: Wij willen voorkomen dat losse atleten blessures oplopen en daarvoor is een sporttechnisch kader nodig.

– Maar we doen dit allemaal al! We hebben goede trainers, we lopen op diverse niveaus, we hebben wandelgroepen voor als het minder wordt, we doen alles al!
TP: We zetten wel graag enkele accenten neer binnen onze vereniging en op papier.

– Hoe halen we de ongebonden loper binnen en al die losse clubjes (bootcamp) in het bos?
Aart Bakker: bootcamp doet mij in eerste instantie denken aan de trainingen die ik 40 jaar geleden deed. Kennelijk kunnen we deze mensen niet binnenhalen en schreeuwen we niet hard genoeg dat wij meer kunnen bieden.

– Ik kan het onderwerp over LTAD en sporttechnisch kader moeilijk volgen als lid. Het lijkt mij een kwalitatief model. Ik zie in de maatschappij alleen maar mensen die willen rennen en bootcamps volgen etc. En waar is het nordic walking bij AVT? Orientatielopen? Daar is best nog wel wat aan te ontwikkelen. Zo’n LTAD model staat m.i. te ver van de leden af.
TP: We zijn een zelforganiserende club. Maar we missen een sporttechnisch kader, is op de vorige ALV expliciet genoemd en als bestuur beamen we dat.
TP: Onderzoek in Amersfoort heeft uitgewezen dat éen op de 10 lopers maar lid van een club zijn.
MV: Triathlon commissie was eerst ook wat sceptisch over LTAD. Ik wil overigens nu wel even de Keistad triathlon ook onder de aandacht brengen.

– Strategisch managementplan aanwezig?
BP: Ik ben o.a. bezig met de gemeente te overleggen over welke sportactiviteiten plaats kunnen gaan vinden hiernaast, op het nieuw aan te leggen atletiekveld. Realiseer je wel dat nieuwe leden en activiteiten ook nieuwe trainers en vrijwilligers vragen. AVT mag zeker ambitieus zijn maar we moeten wel onze beperkingen daarin blijven zien. Ik ben hier in mijn eentje over aan het nadenken. Als iemand met mij mee wil denken, graag!
TP: Wat is de toegevoegde waarde van AVT voor lopers? Die staan in onze kernwaarden benoemd.

– Ik heb zelf persoonlijk moeite met het feit dat alles voor en door vrijwilligers gedaan wordt. Op deze ALV zie je de grootste groep consumenten van de club niet. Die groep is m.i. best bereid te betalen voor diensten. Er is nu niet een mogelijkheid om een gerichte training aan te bieden voor een halve marathon bijvoorbeeld, wegens gebrek aan trainers. Kunnen we uberhaupt een individuele aanpak, trainingsplan, bieden? Wil AVT zulke mensen ook kunnen bedienen?

– Blz 67 in het boekje: boven het kopje staat professionaliseren. Dit is een gewaagde kop en lijkt me niet te kloppen.

– Waarom doen we niets met onze buren, AMHC hier? Die hebben heel mooie faciliteiten, kunnen we die niet delen? Ik heb als trainer bij sneeuw en regen een keer een technische training op het kunstgras van AMHC mogen geven. Dat was geweldig.

Aart Bakker: Ik weet dat er onder het voorzitterschap van Lex Borghans zeker contact was!

BP: We zijn met AMHC in overleg over de nieuw aan te leggen faciliteiten natuurlijk. Daar mogen zij ook gebruik van maken, maar we hebben wel eerste gebruik afgedwongen. Probleem is dan direct de overlap van alle trainingen (’s avonds en in het weekend). Het contact met AMHC gaan we zeker aanhalen.

Besluit: Strategisch Meerjaren Beleidsplan 2016-2020 wordt door ALV geaccordeerd

5 Bestuurssamenstelling
Ten aanzien van de samenstelling van het bestuur:
– Het bestuur stelt de leden voor om Jos Gloudemans (PR & C) voor de statutair voorgeschreven periode van drie jaar te herbenoemen. De termijn van Jos Gloudemans eindigt in mei 2016. Hij is herkiesbaar, maar kondigt aan niet de volle drie jaar te zullen volmaken. Hij wil tot voorjaar 2017 aanblijven en is voornemens dan af te treden. Ook voor Jos zoekt het bestuur naar een opvolger.
– De benoemingstermijn van Henk Knol (Hardlopen en OW) en Piet Bergsma (Wandelsport en medische commissie) eindigt in mei 2016. Zij hebben zich niet herkiesbaar gesteld. Beiden worden gedechargeerd.
– De huidige penningmeester (Cees van Tilburg) treedt af. De voorzitter wil nog enige woorden aan dit memorabele moment wijden, naast het gebruikelijke afscheidsetentje natuurlijk. Cees is vuurvast. Als hij wat zegt klopt het altijd. Dat typeert Cees. Naast het penningmeesterschap heeft hij nog heel veel andere dingen gedaan, zoals de Emiclaerloop en de Lentecross. Cees heeft aangegeven dat hij na 8 jaar penningmeesterschap inmiddels wel veel dingen opnieuw voorbij ziet komen. Tijd voor een nieuw iemand! Die is gevonden in de persoon van Judith Redert die sinds november met Cees ‘meegelopen’ heeft. Cees wordt onder luid applaus van de zaal gedechargeerd.

Het bestuur is op zoek naar geschikte kandidaten om de opengevallen plekken in te vullen. Belangstellenden kunnen zich bij de zittende bestuursleden melden.

Benoeming kascommissie 2017: de huidige twee leden (Paul Bunnik en Harrie Sysling) mogen nog een jaar blijven en verklaren zich ter vergadering bereid dat te doen. Zij vormen daarmee ook volgend jaar de kascommissie.

6 Rondvraag
– Ik mis een agendapunt over de gerezen conflicten in bestuur en commissies n.a.v. de brand. Wat heeft het bestuur, en dan met name de voorzitter, hier in de ALV over te zeggen?
– Als lid van AVT wist ik hier niets van, dat is ook wel goed nieuws denk ik!
TP: Ik weet niet wat ik daar in de ALV op moet zeggen, het is me persoonlijk niet in de koude kleren gaan zitten. Terugkijkend zou ik een aantal dingen nu wel anders doen.
– Vraag over het lidmaatschap. Waar zijn we bij aangesloten? AVT is nu lid van twee wandelbonden maar er is sprake van een overgangsfase. We mogen aangeven van welke bond we lid worden.

7 Sluiting
Thomas Plochg bedankt een ieder voor zijn of haar aanwezigheid en inbreng en sluit de vergadering om 13.00 uur.